Fokus Büro: Vielfalt und Selbstbestimmung im neuen Open Space

Fast scheint es daher, als gehöre das Büro zu den Auslaufmodellen unserer Zeit, als könnten allein fehlende Steckdosen (zum Aufladen all der benötigten Akkus) und mobile Internetzugänge dieser Freiheit Grenzen setzen. In Wirklichkeit aber ist überall auf der Welt der umgekehrte Trend zu verzeichnen — nämlich zurück zum Büro. Bereits vor zwei Jahren verkündete die Yahoo-Vorstandsvorsitzende Marissa Mayer, dass die Arbeit in ihrem Unternehmen kein Job sei, »den man von Tag zu Tag erledigt«. Stattdessen gehe es vielmehr »um eine Zusammenarbeit, die nur in unseren Büros möglich ist«. Gleichzeitig gab sie bekannt, die Homeoffice-Mitarbeiter wieder zurück in die Firmenzentrale zu holen: »Um der absolut beste Arbeitsplatz zu werden, sind Kommunikation und Zusammenarbeit wichtig, also müssen wir Seite an Seite arbeiten.

Zurück zum Büro

Dass Büros trotz mobiler und flexibler Arbeitsweisen auch in Zukunft von Bedeutung sein werden, hat nicht zuletzt damit zu tun, dass es angesichts des sich abzeichnenden Fachkräftemangels immer wichtiger wird, qualifizierte, inspirierte und motivierte Mitarbeiter zu finden, zu halten und zu binden. Ein probates Mittel hierfür ist eine klar definierte Unternehmenskultur, die sich nicht nur in Produkten und Dienstleistungen, Arbeitszeitmodellen oder im gegenseitigen Umgang widerspiegelt, sondern insbesondere auch in den genutzten Räumen. Sowohl Geschäftspartner und Kunden als auch Mitarbeiter können anhand der dort stattfindenden Arbeitsprozesse, der Raumorganisation und der Arbeitsplatzgestaltung ablesen, ob die nach außen kommunizierte Kultur tatsächlich gelebt wird. Zu den gelungenen Paradebeispielen in diesem Zusammenhang zählt das 2008 in Zürich realisierte Google EMEA Engineering Hub (A). Inspirationsräume mit Aquarien, Treffpunkte mit Kickertischen, Besprechungsräume in Form von Gondeln oder Rutschen von einem Geschoss zum nächsten sind hier keineswegs Ausdruck eines unreflektierten Spieltriebs. Das Entwurfskonzept von Camenzind Evolution basiert vielmehr auf der im Vorfeld mit großer Sorgfalt durchgeführten Analyse der Mitarbeiterbedürfnisse und ist überdies integraler Bestandteil der Unternehmenskultur, bei der Offenheit, Kreativität und unkonventionelles Denken eine wesentliche Rolle spielen.

Multimedia ist nicht genug

Ein weiterer wesentlicher Aspekt, der für das Büro als Arbeitsort spricht, liegt im Bedürfnis der Menschen nach sozialem Austausch. So gelingt es mithilfe sämtlicher Arten der Telekommunikation zwar problemlos, Informationen, Wissen und Daten auszutauschen. All diese Mittel stoßen allerdings rasch an ihre Grenzen, wenn es darum geht, die unmittelbaren Reaktionen, z. B. Gesten und Mimik der Gesprächspartner, zu übermitteln. Videokonferenzsysteme oder Video-Standleitungen mit permanenter Ton-Bild-Übertragung bieten leistungsfähige Lösungen, sodass sich Menschen verschiedener Standorte im Prinzip überall zur gleichen Zeit »treffen« können, um gemeinsam Projekte zu bearbeiten. Doch ebenso wenig, wie sich das vielfach heraufbeschworene papierlose Büro durchsetzen konnte, wird die völlige Freiheit bei der Wahl des Arbeitsstandorts kaum je Realität werden, weil sich Kollegen gerade im Sinne effektiver Arbeitsprozesse immer wieder auch auf informeller Ebene (im Flur, in der Teeküche, am Arbeitsplatz) begegnen müssen, um gegenseitiges Vertrauen auszubilden bzw. zu stärken — die Grundlage jeder erfolgreichen Zusammenarbeit.

Kommunikation und sozialer Austausch

Ganz gleich, ob es um den notwendigen Austausch zwischen Führungskräften und Mitarbeitern geht, um die Weitergabe von Informationen und Wissen oder um informelle Gespräche über den Verlauf des letzten Wochenendes — jede Art der Kommunikation trägt dazu bei, Teams zu vernetzen. Genau dieses Ziel stand im Mittelpunkt der Büroplanung für die 125—175 Mitarbeiter des Marketingunternehmens The Barbarian Group in New York. Für den Umbau der 1850 Quadratmeter großen Fläche wünschte sich der Bauherr vor allem ebene Arbeitsflächen, die genug Platz zum Aufstellen von Monitoren, Laptops und anderen Arbeitsutensilien bieten und sich zugleich als Teamarbeitsplatz eignen. Clive Wilkinson Architects haben diese Vorgabe in eine völlig frei und flexibel nutzbare Endlosschleife übersetzt, die sich als Tisch durch das ganze Büro windet und die Kollegen bildhaft an einem Strang ziehen lässt (C, D, E). An manchen Stellen wölbt sich die Arbeitsfläche in Form einer naturbelassenen Sperrholzstruktur zu Bögen auf, unter denen kleine Meeting- oder Rückzugsbereiche, Bücherregale und Stauräume Platz finden.

Open Space

Auch wenn zahllose vergleichbare Beispiele eine völlig andere Sprache sprechen — den Begriff Open Space bringen noch immer viele Menschen vor allem mit den ursprünglich aus den USA stammenden und auch in Deutschland massenhaft realisierten Großraumbüros in Verbindung. Allzu oft arbeiteten Mitarbeiter in den 60er- und 70er-Jahren dabei fernab jeglichen Tageslichts im visuellen und akustischen Lärm eines Wimmelbilds — mal vereinsamt in schulterhohen Boxen, mal in der unwirtlichen Weite des Raums (B). Open Spaces genießen aber auch deshalb einen schlechten Ruf, weil sie häufig mit drastischen Flächeneinsparungen einhergehen — insbesondere wenn es um nonterritoriale Arbeitsplatzkonzepte geht, bei denen es sich als besonders effektiv erwiesen hat, 100 Mitarbeitern lediglich 80 Arbeitsplätze zuzuweisen.

Im Idealfall dienen offene Bürokonzepte jedoch gleichzeitig der effizienten Raumnutzung und der Steigerung des Wohlbefindens und der Produktivität der Mitarbeiter — dann nämlich, wenn sie vielfältige Arbeitsräume bieten, die es den Menschen erlauben, selbst zu entscheiden, wo und wie sie arbeiten wollen.

Egal, ob Mitarbeiter im Open Space über fest zugeordnete Arbeitsplätze verfügen oder nicht — im Vergleich zum Einzelbüro ist bei offenen Bürokonzepten immer mit gewissen äußeren Störfaktoren zu rechnen. Aus diesem Grund müssen — neben geeigneten Maßnahmen zum Schutz der visuellen und akustischen Privatsphäre unmittelbar am Schreibtisch — ganz in der Nähe auch eine Vielzahl von eher offenen oder eher abgeschlossenen, eher anregenden oder eher zurückgezogenen Räumen bereitstehen. Oftmals handelt es sich dabei um multifunktional nutzbare, typologisch »öffentliche« Bereiche, die auf den ersten Blick überhaupt nicht als Arbeitsplätze ins Auge fallen, wie z. B. Kantinen oder Cafeterias.

Räumliche Multifunktionalität

Eine solche Kantine befindet sich z. B. in einem in München modernisierten Bestandsgebäude der 70er-Jahre, in dem BMW für rund 600 Büroangestellte das Pilotprojekt »Neue Arbeitswelten« entwickelte. Gleichsam als Aushängeschild liegt im Erdgeschoss direkt am Haupteingang ein offener und lichtdurchfluteter Bereich, der je nach Tageszeit als Kantine, Cafeteria oder Versammlungsraum dient (F, G). Aufgrund der hier den ganzen Tag über erhältlichen Getränke und Snacks sowie der vielfältigen Sitzmöglichkeiten — neben gewöhnlichen Tischen und Stühlen gibt es Stehtische, Polstersitzgruppen und abgeschirmte Nischen mit Strom- und Datenzugang — hat sich dieser Bereich inzwischen als wichtiger Treffpunkt etabliert. Häufig werden hier Gäste empfangen, ebenso treffen Kollegen aufeinander, die sich zufällig oder geplant austauschen wollen. Dank mobiler Trennwandelemente (diese lassen geschützte Raumzonen entstehen bzw. verdecken die Essensausgabe), einer leicht verschiebbaren Möblierung sowie einer Multimediaanlage können hier aber auch große Versammlungen oder Feste stattfinden, die das Zusammengehörigkeitsgefühl stärken.

Vielfältiges Arbeitsplatzangebot

Aufgrund der kaum zu vermeidenden akustischen und visuellen Ablenkungen im Open Space ist die Bereitstellung von Rückzugsmöglichkeiten im Büro unerlässlich — um in Ruhe nachzudenken, um konzentriert zu arbeiten, um sich zu entspannen oder um vertrauliche Gespräche und private Telefonate führen zu können. Hierfür ist freilich nicht die Wiedereinführung von Zellenbüros nötig, sondern die richtige Balance zwischen »ich« und »wir«. Diese Balance entsteht vor allem dann, wenn die Menschen die Freiheit haben, aus einem vielfältigen Arbeitsplatzangebot jeweils das auszusuchen, was ihren aktuellen Bedürfnissen am besten entspricht. Zu bestimmten Zeiten sind kleine verglaste »Denkerzellen«, Telefonboxen, Ruheräume, Dachterrassen, geschützte Sitzgruppen oder eine ruhige Ecke in der Cafeteria ideal, während schon eine Stunde später Standardarbeitsplätze im Open Space, inspirierende Teambereiche oder der quirlige Trubel in einer Lounge bevorzugt werden (H—L).

Resilienz

Maßgeblich für jede Büroplanung sind nicht vorgefertigte Bilder von idealisierten oder ästhetisierenden Arbeitsumgebungen, sondern die tatsächlichen Bedürfnisse des jeweiligen Arbeitgebers und der dort arbeitenden Menschen. Dies gilt im Besonderen für Open Spaces, weil ihnen oft große Vorbehalte entgegengebracht werden. Daher ist es im Sinne einer breiten Akzeptanz unerlässlich, die Mitarbeiter frühzeitig in die Planungsprozesse einzubinden, z. B. durch Newsletter, Befragungen und Schulungen, aber auch durch die präzise Analyse der verschiedenen Tätigkeitsprofile, damit am Ende die neue Arbeitsumgebung den jeweiligen Arbeitsprozessen folgt und nicht umgekehrt.

Sollen Bürokonzepte auf lange Sicht funktionieren und Büroflächen auch in Zukunft in der Lage sein, auf veränderte innere oder äußere Umstände zu reagieren, dann dürfen einmal gefundene Lösungen nicht automatisch zu Selbstläufern werden. Aus iterativen Optimierungsprozessen kann nämlich durchaus hervorgehen, dass sich zunächst vielversprechende Raum- und Arbeitsplatzlösungen im Praxistest als ungeeignet erweisen und dann entweder durch Alternativen ersetzt oder ganz eliminiert werden müssen.

Letztlich gibt es keine Standardlösungen, die für jedes Büro und für jedes Unternehmen gelten. Im Vergleich zu konventionellen Zellenbüros, die das Miteinander der Menschen und damit auch deren Wohlbefinden und Produktivität nur unzureichend unterstützen, bieten offene Bürokonzepte mit vielfältigen Arbeitsplatzangeboten Arbeitgebern und Mitarbeitern jedoch wesentlich mehr und wesentlich flexiblere Anpassungsmöglichkeiten.